En atención a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, la presente Política de Tratamiento de los Datos Personales establece cómo RICARDO ESCOBAR ARBELAEZ S.A.S. (en adelante “INGELAM”), debidamente establecida en Colombia, identificada con el NIT 900.640.435-0, domiciliada en la calle 65A No. 23B – 127 en la ciudad de Manizales, Caldas, con correo electrónico servicioalcliente@ingelam.com.co y número de teléfono móvil (+57) 3102665552, recolecta y hace el tratamiento de los datos personales de los titulares.

1. Alcance

Esta Política regula todos los procesos organizacionales de INGELAM, que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, e informa en general a todas las personas que hayan entregado, o que en el futuro entreguen sus datos personales a la compañía, sobre la Política que le es aplicable a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos.

2. Marco jurídico

Esta política fue elaborada teniendo en cuenta la legislación vigente en materia de Protección de Datos Personales, Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, así como cualquier ley que la complemente, adicione, y/o modifique.

3. Definiciones

Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados: 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la empresa dirigida al Titular de datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que INGELAM no se encuentre en la capacidad de poner a disposición del público esta Política.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
• Dato personal público: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son considerados como datos públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y/o a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
• Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas.
• Dato personal sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico; la orientación política; las convicciones religiosas o filosóficas; la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; los datos relativos a la salud, a la vida sexual; y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Oficial de Protección de Datos Personales: Persona de la organización encargada de la función de protección de datos personales.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para la corrección, actualización o supresión de la información, revocatoria de la autorización, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de la Empresa.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Se presenta cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Principios

• Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

5. Tratamiento y finalidad con la que se efectúa la recolección de la información personal

INGELAM llevará a cabo actividades tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, con el principal propósito de cumplir con sus funciones, actuando siempre en concordancia con las finalidades previstas en la Ley que regula su funcionamiento, en la presente Política, y en las autorizaciones previas, expresas e informadas otorgadas por los Titulares de la información.

Sin perjuicio de dichas autorizaciones, la Sociedad se compromete a cumplir con sus obligaciones en calidad de Responsable del Tratamiento, adoptando todas las medidas técnicas, organizativas y de seguridad necesarias para prevenir la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado a los datos, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

En todo caso, al momento de la recolección de los datos personales, la Sociedad informará previamente al Titular sobre las finalidades específicas del Tratamiento, mediante la correspondiente autorización para el Tratamiento de Datos Personales. En este sentido, se aclara que dichas finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

5.1. Finalidades para el tratamiento de datos personales que aplican a todos los grupos de interés: 

• • • Almacenamiento de información y/o Datos Personales en archivos físicos o servidores propios y/o de terceros, ubicados dentro o fuera del país, en países considerados por la Superintendencia de Industria y Comercio como seguros o aquellos que no lo sean, siempre y cuando los Encargados del Tratamiento que almacenen la información contengan políticas de confidencialidad, privacidad y protección y custodia de la información y se suscriba con estos un Contrato de Confidencialidad y Transmisión de Datos Personales.
    • Transmitir o transferir dichos datos a aliados comerciales, clientes, filiales y/o subsidiarias en Colombia y/o en el exterior.
    • Registro de entrada y salida de documentos.
    • Convocatoria y ejecución de programas, reuniones, capacitaciones y eventos, así como, conservación de registros documentales de los mismos, tales como listas de asistencia, fotografías, grabaciones de voz y/o videos.
    • Consulta, verificación, y análisis en listas restrictivas y de control, tales como listas vinculadas al SAGRILAFT, así como en bases de datos públicas o privadas relacionadas con antecedentes judiciales, penales, disciplinarios, fiscales, y cualquier otra lista que contenga información sobre delitos de corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo o cualquier actividad ilícita.
    • Inclusión en grupos o chats de WhatsApp.
    • Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas.
    • Envío de comunicaciones relacionadas con las finalidades contenidas en la presente Política de Privacidad, el objeto social de la empresa, y/o de sus aliados estratégicos, publicidad, marketing, promociones, eventos, comercialización y promoción de productos y/o servicios, concursos y campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales, de fidelización, rifas, juegos y espectáculos, actualizaciones de contenido en el sitio web, alianzas y beneficios. Lo anterior se realizará a través de los canales de contacto profesionales, empresariales y/o personales que autoricen los Titulares, estos incluyen, pero no se limitan a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos, sitio web, y/o cualquier otro medio de comunicación.
    • Registro y control de acceso e ingreso a las instalaciones de la Sociedad.
    • Soporte en procesos de auditorías internas y/o externas, revisorías fiscales, asesorías, consultorías e implementación de planes de mejora.
    • Gestión de procedimientos administrativos de planeación, organización, dirección y operación.
    • Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el Responsable del Tratamiento y los Titulares, o con los contratantes o empleadores de estos.
    • Gestión financiera y administrativa, creación de terceros y registro en las bases de datos del Responsable del Tratamiento.
    • Gestión fiscal, económica y contable.
    • Atención de PQR’s presentadas por los Titulares o por quienes acrediten legitimación para hacerlo.
    • Gestión de cobro y pagos.
    • Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, plataformas, sitio web, cuentas de correo electrónico, y/o a equipos tecnológicos y de cómputo del Responsable del Tratamiento .
    • Custodia y gestión de información y bases de datos.
    • Realizar grabación de llamadas, reuniones o eventos virtuales o presenciales a los que asistan.
    • Actualización periódica de los Datos.
    • Procedimientos judiciales, atención de requerimientos de autoridades y cumplimiento de obligaciones legales.
    • Tratamiento de la imagen a través de sistemas de videovigilancia para los fines indicados en la presente política.
    • Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se refiere.

5.2. Finalidades para el tratamiento de datos personales de aspirantes, colaboradores activos e inactivos, y sus familias: 

• • • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, así como la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
    • Desarrollo del proceso de selección a través de entrevistas y pruebas médicas, psicotécnicas y de competencias que se requieran.
    • Control de horarios.
    • Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de los empleados directos e indirectos.
    • Identificación y seguimiento de riesgos en la salud y seguridad en el trabajo, ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos.
    • Realización de programas de promoción y prevención en salud y riesgos laborales.
    • Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
    • Vinculación laboral, suscripción de contratos y acuerdos de modificación de contratos laborales y de aprendizaje.
    • Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones.
    • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
    • Expedición de certificaciones.
    • Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente, entre otras, recopilación y análisis de información de salud y perfil socio demográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos.
    • Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias.
    • Gestión de permisos, licencias, autorizaciones, sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y despidos con o sin justa causa.
    • Capacitación y formación al personal directo e indirecto.
    • Evaluaciones de competencias y desempeño.
    • Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente.
    • Entrega de dotación.
    • Consulta y evaluación de toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
    • Transmisión y/o transferencia de los datos.

5.3. Finalidades para el tratamiento de datos personales de usuarios del sitio web, prospectos de clientes, y clientes: 

• • • Análisis de comportamiento, segmentación del mercado e inteligencia de mercados.
    • Ofrecimiento y cotización de bienes y/o servicios del Responsable del Tratamiento y/o de sus aliados estratégicos.
    • Suscripción, modificación y ejecución de contratos.
    • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
    • Gestión de facturación y emisión de facturas ya sea de forma electrónica, o física.
    • Gestión de cobro bajo los lineamientos de la Ley 2300 de 2023.
    • Fidelización de clientes, análisis de perfiles, prospección comercial.
    • Consultar, verificar y reportar a las centrales de información financiera o de riesgo, legalmente constituidas, el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios del Titular, así como el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, con el fin de evaluar el riesgo crediticio, realizar estudios de crédito y adelantar procesos de cobranza o recuperación de cartera.
    • Evaluación de la calidad de los bienes y/o servicios prestados por el Responsable del Tratamiento.
    • Custodia y gestión de información y bases de datos.
    • Proceso de registro e inscripción en carreras.
    • Habilitación de medios de pago, uso de pasarelas de pago, y demás relacionadas.
    • Realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias, e interés de compra.
    • Establecer una comunicación fluida, actual y reiterada en relación con los servicios, productos, promociones, y todo lo concerniente al objeto social.
    • Llevar a cabo gestiones de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros reiteradamente de acuerdo con lo indicado por la Ley 2300 de 2023.
    • Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de la empresa.
    • Hacer seguimiento de la satisfacción.
    • Tramitar quejas, peticiones, reclamos, o recomendaciones.
    • Transmitir o transferir los datos a compañías matrices, vinculadas, aliados comerciales, clientes, proveedores, filiales y/o subsidiarias ubicadas en Colombia y/o en el exterior.

5.4. Finalidades para el tratamiento de datos personales de aliados estratégicos, proveedores o contratistas y sus colaboradores: 

• • • Invitaciones a cotizar.
    • Registro y gestión del proceso de selección y evaluación de Proveedores y Contratista.
    • Gestión de compra de bienes y/o servicios.
    • Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros
    • Gestión de facturación y pago de bienes y/o servicios.
    • Contacto para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compras emitidas, hasta su terminación.
    • Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente.
    • Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales.
    • Control de inventarios.
    • Expedición de referencias comerciales.
    • Custodia y gestión de información y bases de datos.
    • Realización de capacitaciones.
    • Gestión de trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
    • Tratamiento de información incluyendo nombre, logotipo, datos de contacto, imágenes, fotografías, videos y demás elementos asociados, para su publicación a través de medios de comunicación internos o externos, redes sociales, sitio web institucional, material publicitario o cualquier otro canal de divulgación utilizado por la Sociedad, con el fin de promocionar, comunicar o informar sobre alianzas, actividades, eventos, proyectos u otros temas de interés relacionados.
    • Transmisión y/o transferencia de los datos personales.

5.5. Finalidades para el tratamiento de datos personales de accionistas:

• • • Envío de información relacionada con las actividades propias de la empresa.
    • Convocatoria a reuniones.
    • Gestión de pago de dividendos y utilidades.
    • Modificaciones, adiciones y cambios en general relacionados con aspectos legales y accionarios.
    • Registros notariales.
    • Registro de acciones y obligaciones.
    • Suscripción de actas.
    • Dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de retención de impuestos, seguimiento y reporte de información ante entes de control.
    • Envío e inclusión en chats o grupos de WhatsApp o cualquier medio o aplicación de mensajería instantánea, para el envío de información y mensajes relacionados con el objeto social de la Sociedad, incluyendo, pero sin limitarse a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos y/o cualquier otro medio de comunicación.
    • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

5.6. Finalidades para el tratamiento de datos personales captados por seguridad y videovigilancia:

• • • Garantizar la seguridad física de las instalaciones, bienes y personas dentro del perímetro cubierto por las cámaras de videovigilancia.
    • Control de acceso.
    • Corroborar la asistencia y permanencia del Titular dentro de las instalaciones.
    • Monitorear el cumplimiento de normas internas de conducta, seguridad y salud en el trabajo.
    • Proteger los activos de la Sociedad frente a hurtos, daños, actos vandálicos o uso indebido.
    • Servir como evidencia en procesos disciplinarios.
    • Apoyar investigaciones por parte de autoridades competentes en caso de incidentes, delitos o emergencias.
    • Facilitar la toma de decisiones en casos de accidentes laborales, emergencias médicas o evacuaciones.
    • Monitorear operaciones críticas o zonas de producción en tiempo real, como parte del control operativo.
    • Identificar personas no autorizadas dentro de las instalaciones o detectar ingresos en horas no permitidas.
    • Generar y conservar registros visuales como parte de los controles de gestión de riesgos.
    • Conservar las imágenes como respaldo para procesos jurídicos, disciplinarios o contractuales, dentro de los plazos establecidos por la ley y los plazos de retención establecidos a nivel interno.

Nota. Las imágenes personales de las personas que visitan nuestras instalaciones quedarán grabadas en nuestro DVR, por un periodo de __ (__) días y después serán borradas de manera automática.

6. Vigencia de los datos:

INGELAM procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de la legislación aplicable y conforme a los fines para los cuales dichos datos han sido recopilados. En consecuencia, los datos serán almacenados y conservados únicamente durante el tiempo adecuado y estrictamente necesario para cumplir con dichos fines, salvo que: (i) exista una obligación legal específica que exija su conservación por un período determinado; (ii) resulte necesario conservarlos por un período mayor con el fin de ejercer o defender derechos en procedimientos judiciales o administrativos, hasta un (1) año después de que la sentencia correspondiente adquiera firmeza; o (iii) se ejerza el derecho de supresión o se revoque la autorización, dentro de los límites establecidos por la ley.

7. Derechos del titular:

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1266 de 2008 y, el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son: 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

A continuación, podrá encontrar el procedimiento a través del cual la Sociedad garantiza el ejercicio de los derechos antes descritos.

8. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular:

Los Titulares podrán ejercer los derechos descritos en esta sección, mediante solicitud dirigida a alguno de los siguientes canales de atención:

El trámite se dará según las siguientes disposiciones:

• Consultas: El Titular, o la persona autorizada, podrá presentar solicitudes relacionadas con el derecho a consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Sociedad. La consulta será atendida dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora, indicando la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en las bases de datos de la Sociedad debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, que requiera revocar la autorización otorgada o que identifique un presunto incumplimiento de deberes legales, podrá presentar un reclamo. El reclamo será atendido dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado las razones del retraso y se indicará la fecha en la que se dará respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

Finalmente, se aclara que la solicitud de supresión de la información y de revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de INGELAM.

9. Deberes del responsable del tratamiento:

 INGELAM como Responsable de la información tiene los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar por cualquier medio y en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Autorización:

INGELAM solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través los siguientes mecanismos:

• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado.
• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el Titular otorgó su autorización.

En ningún caso se asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

11. Vigencia y cambios en la política:

La presente Política entrará en vigor a partir de su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será debidamente informado a los Titulares de los datos personales, a más tardar en el momento en que la nueva versión de la Política sea implementada, mediante el siguiente cuadro: